Skrzynka służbowa należy do pracodawcy

Teoretycznie problem określany jest doniośle jako problem ochrony prywatności pracownika, w praktyce sprowadza się on zazwyczaj do bardzo podstawowych kwestii.

Pierwszą z nich jest odpowiedź na pytanie, czy pracodawca ma prawo przeglądać służbową skrzynkę mailową pracownika.

Doktrynalne stanowiska w tej sprawie powołują się przede wszystkim na przyjętą przez Trybunał Sprawiedliwości ogólną zasadą, zgodnie z którą pracownik ma prawo do prywatności także w miejscu pracy. Pośrednio prowadzi do wniosku, że w odniesieniu do monitorowania służbowej skrzynki mailowej pracownika istnieją ograniczenia. Lub też, że w tej mierze obowiązuje standard o charakterze kompromisowym.

Innymi słowy pojawia się tu pogląd, iż pewne treści zawarte w skrzynkach,  jeżeli mają charakter prywatny, nie powinny być w żadnym przypadku przedmiotem wglądu ze strony pracodawcy. W trakcie badania skrzynki pracodawca powinien taką zawartość ominąć.

W rozważaniach teoretycznych podnoszone jest także znaczenie wyrażenia przez pracodawcę zgody na korzystnie ze skrzynek służbowych w celach prywatnych. W takich przypadkach obowiązkiem pracodawcy jest bezwzględne zaniechanie zapoznawania się z treścią skrzynek prywatnych.

Otóż wydaje się, że tego typu rozważania są nierealistyczne w praktycznym sensie – to znaczy żadne założenia, w tym także brak odpowiednich uregulowań w regulaminie pracy nie może pozbawić pracodawcy prawa do ingerencji i zapoznania się z treścią służbowych skrzynek pracowników. Co najwyżej ograniczenia mogą dotyczyć dalszego wykorzystania treści o charakterze prywatnym. To ostatnie ograniczenie jednak w rzeczywistości nie wynika z ograniczenia pracodawcy w dostępie do skrzynki, lecz wynika z ogólnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony dóbr osobistych lub też – z ograniczeniem związanym z przetwarzaniem danych o charakterze wrażliwym (tak Maria Madej w: Granice ochrony danych osobowych w stosunkach pracy, str.191). I to jednak ograniczenie w rzeczywistości okazuje się być wysoce teoretyczne.

W praktyce pracodawca przeszukuje skrzynki mailowe pracowników w przypadku, w którym uznaje, na podstawie innych okoliczności lub nawet wobec ich braku, że pracownik podejmuje działania na szkodę pracodawcy. Alternatywnie, lub w konsekwencji tego pierwszego podejrzenia okazać się może, że pracodawca dopuszcza się przestępstwa na szkodę pracodawcy lub na szkodę osób trzecich.

W tym pierwszym przypadku ingerencja pracodawcy jest uzasadniona nie tylko brakiem ograniczeń wynikającym z przepisów, ale także – z realizacji celu administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób. Przy czym, ochrona danych wrażliwych wymaga tu dodatkowo, by zakres przetwarzania danych określony był w ustawie.

Innymi słowy nawet jeżeliby przyjąć, że pracodawca przegląda skrzynkę zanim się dowie o tym, że pracownik działa na jego szkodę, to uzyskanie informacji na ten temat ze skrzynki pracownika będzie uprawniało pracodawcę do wykorzystania takich danych w tym nawet do wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Okoliczność bowiem w jakim trybie pracodawca uzyskał wiadomość na ten temat nie podważa jej obiektywnego charakteru. To, że pracownik w korespondencji prowadzonej za pomocą służbowej skrzynki lży i obraża firmę pracodawcy będzie, zdaniem moim, wystarczającą przesłanką uzasadniającą utratę zaufania wobec pracownika.

Na gruncie tego rozumowania stoją także przepisy procedury cywilnej, które, być może nawet w sposób nieuzasadniony, lecz nie konstruują konceptu zakazanego dowodu. W tym zakresie, de lege ferenda, zapewne pewne ograniczenia motywowane etycznie byłyby wskazane, lecz w aktualnym stanie prawnym ich nie ma.

Mutatis mutandis powyższe rozważania aplikują się „tym bardziej” w sytuacji, w której w skrzynce pracownika znajdują się dowody popełnienia przestępstwa. Informacje w tym zakresie objęte są ogólnym społecznym obowiązkiem zawiadomienia organów ścigania.

Jedyną przesłanką prawną jakichkolwiek ograniczeń w dostępie pracodawcy do skrzynek mailowych pracowników pozostaje zatem art. 11 (1) Kodeksu pracy zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Jest to bardzo ogólna klauzula, której moc jest niezwykle ograniczona, w przypadku skonfrontowania jej z dobrami, których ochrona jest przedsiębrana przez pracodawcę, podejmującego się badana skrzynki mailowej pracownika.

Oczywiście, z przyczyn porządkowych rzeczą uzasadnioną jest wprowadzenie powyższych zasad do regulaminu pracy a w szczególnie uzasadnionych przypadkach także do umowy o pracy. Rozwiązanie takie jednak, naszym zdaniem, nie jest warunkiem legalności działania pracodawcy polegającego na badaniu skrzynki służbowej pracownika pod warunkiem, że informacje uzyskane tą drogą nie będą wykorzystywane w celu innym, niż dla ochrony interesu pracodawcy.

Gdyby tak miało być – to znaczy na przykład gdyby pracodawca wykorzystał informacje uzyskane ze skrzynki mailowej pracownika na przykład do poniżenia go w oczach opinii poprzez opublikowanie tych informacji na łamach prasy wówczas, przy spełnieniu innych przesłanek, pracownikowi przysługiwałoby roszczenie o ochronę dóbr osobistych i ewentualnie o zadośćuczynienie. To roszczenie nie ma jednak nic wspólnego z przeglądaniem skrzynki mailowej tylko i wykorzystaniem danych tą drogą uzyskanych.

Podobnie gdyby ze skrzynki mailowej wynikała informacja o szczególnych preferencjach seksualnych pracownika i informacja ta zostałaby wykorzystana w jakikolwiek sposób – działanie takie uzasadniałoby odpowiedzialność z tytułu ustawy o ochronie danych. I w tym jednak przypadku działanie takie nie miałoby nic wspólnego z analizą skrzynki mailowej, tylko z wykorzystywaniem uzyskanych tą drogą danych.

W kwestii tej w istocie rzeczy konkluzje są jasne. To, że pracownicy w bardzo wielu przypadkach używają skrzynek służbowych w sposób niezgodne z jej celem nie stanowi istotnego zagrożenia czy też problemu w praktyce. Jest to zjawisko powszechne i  jego skala, w tym zwłaszcza zakres używania skrzynek dla celów pozapracowniczych w czasie pracy należy już wyłącznie do sfery moralności pracy. Natomiast, z punktu widzenia budowania przyzwoitego systemu ochrony interesów stron stosunku pracy nie znajduje żadnego uzasadnienia nawoływanie do ochrony prywatności w odniesieniu do narzędzia wykonywania pracy, jakim jest skrzynka mailowa. 

Michał Tomczak

Zajmuje się zarządzaniem projektami prawniczymi, transakcjami, w tym zwłaszcza nieruchomościowymi; specjalizuje się także w prawie sportowym, w ochronie danych osobowych i w innych specjalistycznych dziedzinach prawa korporacyjnego.

Czytaj dalej...

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry