Umowa o płacenie składek

Nierzadko zdarza się, że zagraniczna (unijna) spółka zatrudnia w Polsce jednego lub kilku pracowników, a jednocześnie nie tworzy tutaj oddziału czy przedstawicielstwa. Co do zasady, spółka – jako płatnik – jest obowiązana do wpłacania składek na ubezpieczenia społeczne swoich pracowników.

Praktyka pokazuje, że stanowi to poważny problem dla zagranicznych pracodawców. Wynika on przede wszystkim z:

  • Wielu obowiązków zgłoszeniowych i rejestracyjnych.Spółka musi w pierwszej kolejności otrzymać NIP. Następnie należy zgłosić się do ZUS w celu rejestracji jako płatnik składek. Należy pamiętać, że termin na zgłoszenie się do ZUS jest bardzo krótki i wynosi 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. Wyzwaniem może okazać się odpowiednia organizacja i planowanie działań, tak aby nie przekroczyć wskazanego terminu. W innym wypadku spółka naraża się na grzywnę w wysokości do 5.000 zł.
  • Konieczności wypełniania odpowiednich formularzy.Na spółce jako płatniku składek ciąży obowiązek przesyłania do ZUS co najmniej formularzy ZUS DRA oraz ZUS RCA. Zgodnie z przepisami, formularze te należy wysyłać co miesiąc w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. W przypadku opóźnienia w płatnościach, spółce grozi grzywna w wysokości do 5.000 zł.
  • Bariery językowej. ZUS nie przewiduje możliwości składania powyższych deklaracji w innym języku niż polski. Z tego względu dla zagranicznych przedsiębiorców warunkiem niezbędnym jest zawarcie umowy o świadczenie usług pay-rollowych z polskim usługodawcą. Koszty takich usług wahają się od kilkudziesięciu do nawet kilkuset EUR za miesiąc.
  • Konieczności wpłaty składek na rachunek ZUS w złotych polskich. Zagraniczni przedsiębiorcy, którzy są obsługiwani przez zagraniczne banki zwykle nie mają możliwości dokonywania przelewów bezpośrednio w PLN. W konsekwencji pracodawca musi korzystać z przeliczeń walut po kursie ustalonym w swoim banku, co zwykle jest dla niego niekorzystne. Należy zwrócić uwagę, że składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy należy uiszczać na trzy różne rachunki bankowe, co oznacza trzy niezależne od siebie przelewy i zwiększenie kosztów.

Rozwiązaniem problemu będzie zawarcie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem umowy o przejęcie obowiązków płatnika składek. W jej wyniku dotychczasowe obowiązki pracodawcy jako płatnika zostaną przekazane pracownikowi. Oznacza to, że dokona on samodzielnie wszelkich czynności rejestracyjnych, co miesiąc będzie składać odpowiednie formularze w ZUS, a także dokonywać wpłat swoich składek. Powyższe zadania nie będą stanowić problemu dla pracownika, który posługuje się językiem polskim i korzysta z rachunku bankowego w PLN.

Zaletami takiego rozwiązania jest odciążenie spółki oraz likwidacja niezbędnej i kosztownej obsługi pay-rollowej w tym zakresie. Ponadto, zabezpiecza się w ten sposób spółkę przed oszustwem ze strony usługodawcy pay-roll. W praktyce zdarzały się sytuacje, gdy spółka wpłacała usługodawcy odpowiednie kwoty na składki ubezpieczenia społecznego, a ten nie przekazywał ich dalej do ZUS. W przypadku zawarcia umowy o przejęciu obowiązków płatnika składek, pracownik sam będzie dbać o to, aby jego składki trafiały na odpowiednie rachunki.

Należy pamiętać, że zawarcie omawianej umowy spowoduje konieczność fizycznego wypłacania pracownikowi wynagrodzenia powiększonego o wysokość składek na ubezpieczenie społeczne, które następnie zostaną przekazane do ZUS. Pracodawca nie może traktować omawianej umowy jako furtki dla de facto obniżenia swoich kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika poprzez dalsze wypłacanie wynagrodzenia jedynie w dotychczasowej wysokości.

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry