Nieobecność w pracy nadal trzeba usprawiedliwić najpóźniej w drugim jej dniu

Komentarz Diany Kanarek i Michała Tutaja dla dziennika "Rzeczpospolita" z dnia 18 grudnia 2015 roku (dodatek: Dobra Firma).

Jak płatnik, który zgłasza do ubezpieczeń społecznych nie więcej niż 5 osób, powinien informować pracowników – obecnych i przyszłych – aby nadal przynosili mu papierową wersję zwolnień lekarskich?

Płatnik, który nie założy profilu informacyjnego na PUE, ma obowiązek poinformować swoich pracowników, w formie pisemnej, do 31 grudnia 2015 r., aby dostarczali papierową wersję zwolnień lekarskich. Do celów dowodowych wskazane jest, aby żądał pisemnego potwierdzenia otrzymania takiej informacji. W przypadku zatrudniania nowych pracowników płatnik musi ich poinformować o tym obowiązku w formie pisemnej w pierwszym dniu podlegania przez nich ubezpieczeniu chorobowemu – dniu nawiązania stosunku pracy.
Gdy płatnik, który poinformował o obowiązku doręczania zwolnień w wersji papierowej, założy profil informacyjny na PUE, powinien w ciągu następnych 7 dni poinformować pracowników – w formie pisemnej – o ustaniu obowiązku doręczania papierowej wersji zwolnień lekarskich.

Czy pracodawca zatrudniający więcej niż 5 osób poniesie konsekwencje i jakie, jeśli nie założy profilu informacyjnego na PUE?

Ustawa nie przewiduje żadnych konsekwencji niezałożenia profilu informatycznego na PUE. Oczywiście, w takiej sytuacji pracodawca zostanie pozbawiony możliwości natychmiastowego dowiadywania się o zwolnieniach lekarskich pracowników i wykrywania dzięki temu nadużyć.

Obecnie pracownicy, którzy otrzymują zwolnienia lekarskie, a nie chcą z nich korzystać, często chowają je "do szuflady". Czy od stycznia płatnik będzie miał wiedzę o wszystkich zwolnieniach?

Co do zasady tak. ZUS zapewnia dostęp do zaświadczeń lekarskich płatnikowi na jego profilu nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zwolnienia. Te wydane w formie elektronicznej ZUS otrzyma już w momencie wystawienia przez lekarza. Jeśli jednak zwolnienie zostanie wystawiane w formie papierowej z uwagi na brak możliwości jego wpisania do systemu informatycznego (np. z braku połączenia z internetem), to lekarz powinien je dostarczyć do ZUS-u w ciągu trzech dni roboczych od wystawienia. W takich sytuacjach możliwe jest, że informacja o zaświadczeniu lekarskim nie pojawi się na profilu pracodawcy w czasie umożliwiającym kontrolę stosowania się pracownika do treści zaświadczenia.
Trzeba przy tym pamiętać, że jeszcze do 31 grudnia 2017 r. lekarze mogą wystawiać papierowe zwolnienia w dotychczasowym trybie.

Czy nadal pracownik, który otrzyma zwolnienie lekarskie, o którym pracodawca dowie się z profilu płatnika, będzie musiał usprawiedliwić swoją nieobecność w ciągu dwóch dni, czy taki dokument będzie stanowić e-zwolnienie?

Zasadniczo nie. Dokumenty usprawiedliwiające nieobecność pracownika wymienia rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z 15 maja 1996 r. Wśród nich jest zaświadczenie lekarskie (powszechnie nazywane zwolnieniem), o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W wersji ustawy obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. wprost jest wskazane, że zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Lekarze mogą jednak wystawiać papierowe zwolnienia jeszcze do 31 grudnia 2017 r. Także gdy pracodawca nie ma profilu w systemie konieczny będzie wydruk zwolnienia O konieczności dostarczania wydrukowanego zaświadczenia pracodawcy lekarz musi poinformować pacjenta. W tych wypadkach zawiadomienie o nieobecności musi nastąpić najpóźniej w drugim dniu nieobecności, a zaświadczenie lekarskie w wersji papierowej jest dowodem zdarzenia podanego w zawiadomieniu.

 

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry