Tajemnica korespondencji ważniejsza niż decyzje zarządu

Komentarz Katarzyny Kamińskiej dla „Dziennika Gazeta Prawna” z dnia 17 marca 2016 roku (dodatek: Kadry i Płace)

Firma Y jest spółką adwokacką. Ze względu na charakter działalności każdego dnia przychodzi do niej dużo listów poleconych adresowanych zazwyczaj do konkretnych pracowników. Zgodnie z wytycznymi zarządu po odbiorze poczty pracownice sekretariatu powinny niezwłocznie dostarczyć listy adresatom - bez otwierania, chyba że dana osoba jest nieobecna. Jako że zwłoka w odpowiedzi na ważny list mogłaby wywrzeć bardzo negatywne skutki, zarząd polecił sekretarkom, aby w przypadku nieobecności adresata otwierały list i po zapoznaniu się z treścią przekazywały go osobie, która w danej sprawie zastępuje nieobecnego. Do Konrada Konopki, przebywającego wówczas na urlopie wypoczynkowym, 27 lipca 2015 r. przyszedł z sądu okręgowego list polecony. Sekretarka Zofia Nosowska, działając zgodnie z wytycznymi zarządu, otworzyła go i odkryła, że list dotyczył sprawy rozwodowej tego pracownika. W ciągu dwóch dni cała firma dowiedziała się o rozwodzie Konrada Konopki i komentowała jego okoliczności, które były opisane w przedmiotowym piśmie. Czy pracodawca może polecić otwieranie listów przychodzących do jego pracowników? Czy pracodawcy, ewentualnie pracownicom sekretariatu, grozi jakaś sankcja? Jeśli tak, to jaka? Jakie działania powinien podjąć pracodawca, by móc otwierać korespondencję pracowników niezależnie od jej kwalifikacji jako służbowej?

Dobrem chronionym, które zostało naruszone w niniejszej sytuacji, jest tajemnica korespondencji pracownika. Obejmuje ona fizyczną i elektroniczną wymianę listów i jest chroniona przez art. 267 kodeksu karnego (dalej: k.k.), zgodnie z którym kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nieprzeznaczoną, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Wobec powyższego pracodawca nie może samodzielnie dysponować tym dobrem, a w konsekwencji należy uznać, że jego polecenie dotyczące otwierania korespondencji pracowników było bezprawne. Wydaje się, że pracodawca mógłby polecić otwieranie przesyłek adresowanych do danych pracowników tylko wtedy, gdyby był przekonany, że mają one charakter służbowy. W omawianej sprawie byłoby tak, gdyby na kopercie została oznaczona sygnatura sprawy, z której wynikałoby, że jest to sprawa sądowa prowadzona przez kancelarię, a nie prywatna sprawa pracownika. Tylko wówczas należałoby przekazać ją zastępcy nieobecnej osoby.

Dobra osobiste

W wyniku naruszenia przez pracownicę sekretariatu tajemnicy korespondencji nieobecnego pracownika (do którego doszło, mimo że działała ona zgodnie z poleceniem pracodawcy) inni pracownicy dowiedzieli się o jego sprawie rozwodowej. Zatrudnionemu, którego prawa zostały naruszone, przysługują roszczenia związane z ochroną jego dóbr osobistych. Przyjmuje się, że na gruncie prawa pracy są to te same wartości, które są przedmiotem ochrony cywilnoprawnej. Będą to zatem m.in. dobra wskazane w art. 23 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.), takie jak: zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Wśród nich wprost wskazano także tajemnicę korespondencji. Należy pamiętać, że katalog ten ma charakter otwarty, wobec czego na tej podstawie można poszukiwać ochrony także dla innych dóbr osobistych.

Możliwe sankcje

Pracownik, którego prawa zostały naruszone w omawianej sprawie, może skierować powództwo – na podstawie art. 23 k.c. w zw. z art. 24 k.c. w zw. z art. 300 kodeksu pracy – zarówno w stosunku do naruszyciela (innego pracownika), jak i pracodawcy. W tym przypadku zatrudniony w drodze procesu cywilnego może domagać się usunięcia skutków naruszenia jego tajemnicy korespondencji (np. żądając przeproszenia czy złożenia oświadczenia o określonej treści) oraz zapłaty zadośćuczynienia lub określonej kwoty na cel społeczny. Jeżeli pracownik wytoczy powództwo przeciwko pracodawcy, a nie przeciwko naruszycielowi, zatrudniającemu będzie przysługiwało roszczenie regresowe o zwrot części zapłaconego zadośćuczynienia. Ponadto, poza odpowiedzialnością cywilnoprawną, działanie pracownicy Zofii Nosowskiej stanowi naruszenie norm karnoprawnych, tj. czyn zabroniony, o którym mowa w art. 267 par. 1 k.k.

Rekomendowane rozwiązania

Pracownik może zrzec się prawa do tajemnicy korespondencji prywatnej, przy czym niezbędne w tym przypadku jest złożenie przez niego wyraźnego oświadczenia woli w tym zakresie. Co istotne, nie może ono mieć charakteru dorozumianego – dla celów dowodowych pracodawca powinien zadbać o to, aby takie oświadczenie zostało złożone w formie pisemnej, ze wskazaniem daty oraz własnoręcznym podpisem pracownika.

Pracodawca, w celu uniknięcia sytuacji takich, jak w omawianej sprawie, powinien zatem zabiegać o uprzednią zgodę podwładnego do otwierania także jego prywatnej korespondencji kierowanej na adres firmy. W żadnym wypadku nie oznacza to jednak, że osoby, które miałyby otwierać korespondencję adresowaną do pracowników, mogą zapoznawać się z jej treścią w sposób wykraczający ponad potrzebę określenia charakteru przesyłki i zakwalifikowania jej jako prywatnej bądź służbowej, a tym bardziej – rozpowszechniania informacji o niej innym osobom. Takie działanie powodujące np. - jak w omawianym przypadku - plotki i złośliwe komentarze na temat sprawy rozwodowej nieobecnego pracownika, które mogą wywoływać u niego poczucie ośmieszenia i pokrzywdzenia, nadal będzie stanowiło naruszenie dóbr osobistych zatrudnionego. Można je również zakwalifikować jako przestępstwo stypizowane w art. 266 par. 1 k.k., zgodnie z którym karze podlega każdy, kto wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się m.in. w związku z pełnioną funkcją lub wykonywaną pracą. Zgoda pracownika obejmowałaby bowiem pozwolenie na otworzenie korespondencji prywatnej w określonym celu, ale już nie na rozpowszechnianie informacji w niej zawartej. Jednocześnie jej wyrażenie w żadnym wypadku nie może być poczytywane jako zgoda na naruszenie dóbr osobistych lub innych praw pracownika.

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry