Notatki służbowe – praktyka częsta, ale nielegalna

    •  Dominika Latawiec-Chara
    •  Kornelia Kozioł
  • Komentarze

Artykuł Dominiki Latawiec-Chara i Kornelii Kozioł w „Dzienniku Gazeta Prawna” z dnia 7 kwietnia 2016 roku (dodatek: Kadry i Płace)

Pracodawcy sporządzają je, aby w przyszłości mieć haka na pracownika. Prawne podstawy takiego działania są jednak wątpliwe. Może ono zostać uznane za obejście przepisów o karach porządkowych.

Wielu pracodawców dokumentuje zachowania swoich pracowników w formie tzw. notatek służbowych. Praktyka ta ma na celu archiwizowanie zwłaszcza negatywnych przykładów postępowań pracowników, aby w przyszłości – w razie potrzeby – móc powołać się na taką notatkę jako dowód uzasadniający na przykład wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę.

Czy jednak pracodawcy są uprawnieni do sporządzania notatek służbowych, a jeśli tak, to gdzie takie notatki powinny być przechowywane? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, gdyż ani ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm., ani rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 kwietnia 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej: rozporządzenie) nie przewidują prawa do sporządzania notatek służbowych.

Poprzednie podejście

Przez wiele lat uprawnienie pracodawcy do sporządzania notatek służbowych wywodzono z rozporządzenia. Jego par. 6 przewiduje bowiem obowiązek pracodawcy założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Akta te powinny się składać z trzech części: części A, w której zgromadzone są dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, części B obejmującej dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia oraz części C zawierającej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W rozporządzeniu przed wskazaniem listy dokumentów dla części B ustawodawca posłużył się sformułowaniem „w tym”, w związku z czym przyjmuje się, że wyliczenie to ma charakter przykładowy. Na tej podstawie przyjmowano, że skoro notatki służbowe stanowią dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, to pracodawcy są uprawnieni do ich sporządzania, a następnie składania do akt osobowych pracowników.

Powyższy pogląd był również akceptowany w orzecznictwie Sądu Najwyższego. SN wprost wskazywał, że pracodawca jest uprawniony do dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków oraz składania tych dowodów (czyli notatek służbowych) do akt osobowych zatrudnionego. Pracownik zaś nie ma prawa żądania zniszczenia lub zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia (tak SN w wyrokach z 10 października 2003 r., sygn. akt I PK 295/02 i 4 czerwca 2002 r., sygn. akt I PKN 249/01). Na gruncie tych rozstrzygnięć powstała więc praktyka sporządzania notatek służbowych przez pracodawcę, pod warunkiem ich przechowywania w części B akt osobowych pracownika.

Zmiana w orzecznictwie

Prawidłowość powyższego działania została jednak zakwestionowana w najnowszym orzecznictwie SN, w którym podkreślono, że rozporządzenie wyraźnie określa, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych pracowników. Ponieważ nie ma tam wymienionych pism ostrzegawczych, sporządzanie takich pism lub notatek w celu udokumentowania naruszenia obowiązków pracowniczych zostało uznane za niedopuszczalne.

SN przypomniał również, że w przypadku nieprzestrzegania przez pracownika jego obowiązków pracodawca może nałożyć na niego karę porządkową – przy czym kodeks pracy określa procedurę nakładania takich kar, możliwość odwołania się przez pracownika od nałożonej kary, jak również przewiduje termin (jeden rok nienagannej pracy), po upływie którego kara jest uważana za niebyłą i usuwana z akt osobowych. Tymczasem od pisma ostrzegawczego pracownik nie może się odwołać ani zakwestionować ujętych w nim zarzutów. Co więcej, dokument ten można w zasadzie bezterminowo przechowywać w aktach osobowych pracownika. Innymi słowy, pismo ostrzegawcze stanowi świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego on sam nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie (tak SN w wyroku z 23 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 105/10).

Zgodność z prawem

W świetle powyższego orzeczenia SN należy więc uznać, że sporządzanie notatek służbowych przez pracodawcę stanowi działanie prowadzące do obejścia regulacji o nakładaniu kar porządkowych, a w konsekwencji jest niedopuszczalne.

Czy oznacza to jednocześnie, że pracodawca w ogóle nie może sporządzać żadnych notatek na temat pracy swoich pracowników?

W literaturze wyrażono pogląd, zgodnie z którym nawet po wyroku SN z 2010 r. istnieje możliwość sporządzania przez pracodawców notatek służbowych, jednak nie mogą one w przyszłości posłużyć do wymierzenia pracownikowi jakiejkolwiek kary czy stanowić podstawy do rozwiązania z nim stosunku pracy. Dodatkowo notatka służbowa powinna zawierać tylko fakty i być pozbawiona elementów ocennych, pracodawca zaś powinien ją przechowywać w aktach osobowych pracownika w części B, tak aby zatrudniony zawsze miał do niej wgląd. Treść notatki należy ponadto przedstawić pracownikowi, umożliwiając mu odniesienie się do niej.

Niemniej jednak w naszym przekonaniu dopuszczalności sporządzania notatek służbowych nie można obronić nawet przy zachowaniu wyżej wymienionych środków ostrożności. Środki te mają bowiem bardziej charakter dobrych praktyk niż rzeczywistych gwarancji praw pracownika. Jaka miałaby być bowiem sankcja dla pracodawcy za uniemożliwienie pracownikowi odniesienia się do zarzutów podniesionych w notatce służbowej? W przypadku kary porządkowej jest ona jasna – jeżeli pracownik nie zostanie wysłuchany, to sąd pracy uchyli zastosowaną wobec niego karę porządkową. Tymczasem w przypadku notatki służbowej wydaje się, że pracownik mógłby dochodzić swoich praw jedynie na drodze postępowania cywilnego, żądając usunięcia skutków naruszenia jego dóbr osobistych. Jednocześnie, ponieważ taki proces jest dla pracownika znacznie trudniejszy niż postępowanie o uchylenie kary porządkowej, nie budzi wątpliwości, że w tym przypadku ochrona pracownika byłaby bardzo osłabiona.

Dodatkowym ryzykiem związanym ze sporządzaniem notatek służbowych jest możliwość kwalifikacji tego zachowania przez Państwową Inspekcję Pracy jako nakładania kar innych aniżeli przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników. A to stanowi wykroczenie zagrożone grzywną do 30 tys. zł.

Wydaje się więc, że zamiast sporządzać notatki służbowe, pracodawcy powinni raczej wprowadzić praktykę udzielania pracownikom na bieżąco informacji zwrotnych na temat sposobu wykonywania przez nich zadań. Jeżeli komunikacja w firmie odbywa się co do zasady w formie e-mailowej, w ten sam sposób powinny być udzielane informacje zwrotne, co umożliwia ich powołanie w ewentualnym postępowaniu sądowym z pracownikiem (np. gdyby zatrudniony kwestionował przyczyny rozwiązania z nim umowy o pracę). Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie systemu okresowych ocen pracowników, jako że również one mogą pomóc w wykazaniu zasadności decyzji pracodawcy co do ewentualnego zakończenia stosunku pracy z pracownikiem.

 

 

 

 

 

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry