Facebook - kopalnia możliwości, ale i ryzyko dla pracodawcy

Komentarz Katarzyny Kamińskiej dla Dziennika Gazety Prawnej z dnia 10 lutego 2017 roku.

Facebook jest jednym z najpopularniejszych serwisów społecznościowych. Według danych z 2016 roku konto na Facebooku posiada już 14 mln Polaków. W grupie tej są oczywiście także osoby czynne zawodowo. Korzystanie Facebooka przez pracowników rodzi wiele pytań na gruncie prawa pracy, jednocześnie stwarzając szanse i zagrożenia dla pracodawców. Oni bowiem też coraz częściej wykorzystują firmowy fanpage do promowania swojej działalności, angażując w ten proces pracowników. Na co może sobie pozwolić pracownik a na co pracodawca? Z jakich informacji udostępnianych przez pracowników pracodawca może korzystać? W jaki sposób można świadomie kształtować wizerunek pracodawcy z udziałem pracowników?

Jasnej i jednoznacznej odpowiedzi na te i inne pytania nie znajdziemy w przepisach. Kodeks pracy (dalej jako „k.p.”) nie reguluje wprost kwestii związanych z korzystaniem przez pracowników z mediów społecznościowych, jak również tego w jaki sposób pracodawca może wykorzystywać je z udziałem pracowników dla swoich potrzeb. A możliwości i wątpliwości jest wiele.

Przede wszystkim Facebook to kopalnia informacji na temat samego pracownika. Użytkownicy umieszczają na swoich kontach nie tylko informacje na temat swojego wykształcenia, doświadczenia czy zainteresowań, ale także prywatne zdjęcia z rodziną czy wyjazdów wakacyjnych. Wszystkie te dane, jak również chociażby posty i komentarze pracownika mogą podlegać ocenie i świadczyć o jego  predyspozycjach zawodowych, osobowych czy cechach charakteru. Oglądając profil kandydata na pracownika pracodawca może wyrobić sobie na jego temat zdanie, które może odbiegać od tego, wynikającego z analizy CV kandydata. Co więcej konto na Facebooku może być bardzo dobrym narzędziem do weryfikacji informacji wskazanych przez kandydata w CV. Nierzadko zdarza się bowiem, że przyszli pracownicy podkoloryzowują posiadane doświadczenie czy kwalifikacje. Czy jednak sięgnięcie do konta pracownika na Facebooku jest dopuszczalne?

Zgodnie z art. 22[1] § 1 k.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko,
  2. imiona rodziców,
  3. datę urodzenia,
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  5. wykształcenie,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od ww. danych osobowych, także:

  1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  2. numeru PESEL pracownika.

Dopuszczalne jest zażądanie także innych danych osobowych pracownika, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów.

Powyższy katalog ma zatem charakter zamknięty, a pracodawca nie ma prawa wymagania od kandydata podania innych informacji jego dotyczących. Co jednak gdy pracodawca sam znajdzie go na Facebooku i sprawdzi jego profil, a tym samym samodzielnie uzyska dodatkowe informacje o pracowniku?

Wydaje się, że takie działanie nie stanowi naruszenia przepisów. Pracodawca bowiem nie  żąda od pracownika danych wykraczających poza katalog zawarty w art.  22 [1] k.p., a jedynie korzysta z danych dostępnych w domenie publicznej. Najczęściej zresztą będziemy mieli do czynienia z sytuacją kiedy pracownik nawet nie będzie wiedział, że jego konto na portalu społecznościowym zostało zweryfikowane przez przyszłego pracodawcę. Umieszczając natomiast informacje dostępne dla wszystkich, pracownik powinien się liczyć z tym, że dostęp do nich będą miały różne osoby, w tym jego potencjalni pracodawcy.

Podsumowując, skoro przepisy kodeksu pracy nie zakazują weryfikacji osoby i kwalifikacji pracownika przez wizytę na jego profilu na Facebooku, to należy uznać, że jest to dopuszczalne. Jedyną regułą jaką obowiązuje pracodawcę w tym zakresie jest zakaz dyskryminacji potencjalnych pracowników. Zgodnie bowiem z art. 18[3d] k.p. niedoszły pracownik może żądać odszkodowania w wysokości nie niższej minimalne wynagrodzenie z pracę, jeżeli podczas rekrutacji naruszono wobec niego zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Katalog kryteriów dyskryminacyjnych zawiera art. 18[3a] k.p., zgodnie z którym pracownicy powinni być równo traktowani bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Potencjalnie zatem możliwe są sytuacje, w których po zajrzeniu na prywatny profil pracownika na Facebooku pracodawca dowiedział się o np. odmiennym kolorze skóry pracownika, ponieważ CV kandydata nie zawierało jego zdjęcia lub po zamieszczanych przez pracownika materiałach i komentarzach w kwestiach politycznych pracodawca podjął decyzję o odrzuceniu jego kandydatury ze względu na prezentowane przez niego poglądy. W takim przypadku dochodzi do naruszenia zasad równego traktowania w zatrudnieniu, chociaż samo pozyskanie tych informacji nie stanowi naruszenia przepisów prawa pracy ani ingerencji w prywatność pracownika. Osobną kwestią jest natomiast to, czy pracownik będzie mógł udowodnić, że odmowa zatrudnienia była wynikiem zastosowania jednego z dyskryminacyjnych kryteriów.

Odrębną kwestią może być to, czy przesłanką do odrzucenia aplikacji danego kandydata może być brak posiadania konta na Facebooku lub innym portalu społecznościowym. Nie jest to jedno z kryteriów wymienionych w art. 18[3a] k.p., jednak należy pamiętać, że katalog zawarty w tym przepisie ma charakter otwarty. Nie powinno budzić wątpliwości, że brak konta w przypadku rekrutacji na stanowisko związane z marketingiem internetowym lub social media może być dla kandydata, który powinien biegle posługiwać się tymi narzędziami, dyskwalifikujący. Z drugiej strony niechęć do aktywności w Internecie może również świadczyć o pewnych cechach osobowościowych lub przekonaniach, które pracodawca może brać pod uwagę przy budowaniu swojego zespołu. Niewykluczone zatem, że w pewnych przypadkach fakt posiadania bądź nie profilu na którymś z portali społecznościowych będzie istotnym kryterium doboru kandydata na dane stanowisko pracy.

Pracodawcy zaglądają na profile swoich pracowników na Facebooku nie tylko podczas rekrutacji, ale także podczas trwania zatrudnienia. Czy narusza to prywatność pracownika? W przypadku portali społecznościowych to ich użytkownik decyduje o tym jakie treści zostaną umieszczone na jego profilu, a także o tym czy będą one widoczne dla wszystkich. Tym samym, jeżeli pracownik pozostawia zdjęcia, materiały posty i komentarze jako ogólnodostępne, to ich odbiorcą może stać się również pracodawca. Podobnie jak w przypadku rekrutacji pracowników, informacje pozyskane przez pracodawcę na temat poglądów pracownika nie mogą stać się przesłanką do różnicowania jego sytuacji zawodowej.

Nie oznacza to, że żadne informacje zamieszczane przez pracownika nie mogą zostać wykorzystane przez pracodawcę. W szczególności zwrócić uwagę należy w tym zakresie na to, że pracownicy treściami publikowanymi na prywatnych profilach na Facebooku lub innym portalu społecznościowym mogą pośrednio, czasem nawet nieświadomie, kształtować wizerunek pracodawcy. Drastycznym i oczywistym przypadkiem negatywnego wpływu na odbiór pracodawcy w opinii społecznej są np. niepochlebne komentarze pracownika na temat pracodawcy. Niemniej jednak, zagrożeniem dla dobrego imienia pracodawcy mogą być także inne, całkowicie niecelowe zachowania pracowników.

W 2008 roku jeden z banków zwolnił pracownika za to, że umieścił na własnym profilu zdjęcie zrobione w pracy. Zdjęcie nie zawierało logo banku ani żadnych elementów identyfikujących bank, jednak umieszczenie go wśród innych prywatnych zdjęć pracownika, w tym na których był widoczny z piwem, zostało uznane za naruszające renomę pracodawcy. W konsekwencji, umowa o pracę z pracownikiem została rozwiązana. Czy takie działanie pracodawcy było prawidłowe?

Także w tym przypadku nie znajdziemy jednoznacznej odpowiedzi w przepisach kodeksu pracy. Przytoczyć można jedynie art. 100 k.p., na podstawie którego pracownik jest zobowiązany do dbania o dobro zakładu pracy. Tym samym pracownik powinien dbać także o dobry wizerunek i renomę firmy. Za słusznością decyzji podjętej przez pracodawcę w przytoczonej wyżej sprawie przemawia okoliczność, że nie była to jego wyłączna ocena. Pracodawca powziął bowiem informację o feralnym zdjęciu od klienta banku, który wyraził swoją dezaprobatę dla prywatnych zdjęć pracownika, uznając że nie przystoją one osobie zatrudnionej na takim stanowisku. W przypadku ewentualnego sporu sądowego na pewno fakt, iż omawiana sytuacja spotkała się z negatywnym odbiorem klienteli, mógłby być powoływany przez pracodawcę, jako uzasadnienie dla słuszności decyzji o wypowiedzeniu umowy o pracę.

W orzecznictwie sądów pracy przyjmuje się, że przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę może być utrata zaufania do pracownika. Jest to pojęcie dość nieostre, jednak dzięki temu istnieje możliwość powołania go w różnych przypadkach, także w tym omawianym.

Niemniej jednak, z punktu widzenia interesów pracodawcy o wiele korzystniejsze jest zapobieganie powyższym sytuacjom. Nie jest przecież możliwe, aby pracodawca był w stanie na bieżąco śledzić wszystkie poczynania swoich pracowników w sieci. Z drugiej strony wprowadzenie odpowiednich zasad będzie działało na pracowników dyscyplinująco, dzięki czemu być może pracodawcy uda się zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia „wpadek” wizerunkowych z udziałem pracowników.

Po raz kolejny przepisy kodeksu pracy milczą na ten temat, ale wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby pracodawca wprowadził zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników, zobowiązując ich do zwracania uwagi na zamieszczane materiały, zdjęcia i komentarze, tak aby nie godziły one w reputację firmy. Określając swoje oczekiwania w tym zakresie pracodawca i pracownicy mają jasność, co do tego, że wizerunek firmy jest istotny, a ponieważ pracownik nawet przez informacje umieszczane na swoim prywatnym koncie może go kształtować, to powinien mieć świadomość, że obowiązują go w tym zakresie pewne standardy.

Oczywiście pracodawcy może być trudno określić wszystkie swoje wymagania, niemniej jednak już samo wprowadzenie postanowień dotyczących tej kwestii daje efekt w postaci uświadomienia pracownikom problemu oraz asekuruje pracodawcę w przypadku złamania przyjętej normy i konieczności wyciągnięcia w związku z tym konsekwencji wobec pracownika. Zasady współtworzenia przez pracowników wizerunku pracodawcy mogą być natomiast nawet bardzo ogólne i obejmować np. zakaz umieszczania zdjęć, na których widoczne byłyby elementy identyfikujące firmę, publikowania „niestosownych” zdjęć prywatnych pracownika czy też jego opinii na temat firmy. W przypadku osób rozpoznawalnych, kojarzonych z firmą lub zajmujących kluczowe stanowiska, ograniczenia mogą być jeszcze bardziej szczegółowe, dopasowane do charakteru wykonywanej przez daną osobę pracy oraz zawarte w umowie o pracę.

Pracodawca może pokusić się nie tylko o wprowadzenie regulacji dotyczących zasad korzystania przez pracowników z ich prywatnych kont na portalach społecznościowych w sposób niezagrażający interesom pracodawcy. Istotną kwestią z punktu widzenia organizacji pracy może być także jasne określenie, czy pracownicy mogą korzystać z social media podczas pracy. W przypadku braku regulacji, obowiązuje zasada „co nie jest zabronione, jest dozwolone”, co oznacza, że pracownicy zarówno w pracy, jak i na służbowym sprzęcie, mogą korzystać np. z Facebooka dla celów prywatnych i nie może to być podstawą wyciągania wobec nich konsekwencji na gruncie prawa pracy.

Jeżeli zatem pracodawca nie chce, aby pracownicy w trakcie godzin pracy poświęcali czas na rozmowy ze znajomymi lub „lajkowanie” ich zdjęć, to powinien wprowadzić odpowiednie postanowienia do regulaminu pracy, z których jasno będzie wynikało, że korzystanie z prywatnych kont na Facebooku lub na innych portalach społecznościowych jest całkowicie zakazane lub np. limitowane czasowo w ciągu dnia. Niezastosowanie się do przyjętych reguł będzie mogło natomiast stanowić podstawę odpowiedzialności zawodowej pracownika.

W tym zakresie pracodawca powinien pamiętać jeszcze o jednej rzeczy – jeżeli dopuszcza korzystanie przez pracowników z Facebooka w pracy to materiały umieszczane przez nich na ich profilach mają charakter prywatny. Dlatego też, w przypadku, gdy pracodawca zamierza w jakikolwiek sposób śledzić „ruch” pracowników w Internecie, powinien ich o tym poinformować. Pracodawca może bowiem korzystać z narzędzi pozwalających na ocenę efektywności czasu pracy pracowników, niemniej jednak jeżeli w związku z tym pracodawca mógłby wejść w posiadanie informacji prywatnych pracowników (np. fragmentu rozmowy na Facebooku poprzez wykonanie zrzutu ekranu) to pracownicy powinni mieć tego świadomość. W przeciwnym wypadku działania pracodawcy będą stanowiły naruszenie prywatności pracownika.

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry