Służbowa skrzynka pracownika

Mniej więcej dziesięć lat temu polska doktryna prawa pracy i danych osobowych zajęła się tematem monitoringu pracownika. Pojawiło się wówczas kilka interesujących wypowiedzi, niemniej, w ich następstwie nie doszło do jakichkolwiek nowych uregulowań prawnych, a orzecznictwo, zwłaszcza Sądu Najwyższego, pozostało w tej sprawie raczej ubogie.

Najbardziej praktyczne zjawisko

Tymczasem, w praktyce prawa pracy, w szczególności w sporach pracowniczych i związanych z ochroną konkurencji, regularnie pojawia się zagadnienie dopuszczalności wykorzystania skrzynki mailowej pracownika.

Przy czym nie chodzi tu o sytuację, w której skrzynka taka jest na bieżąco monitorowana – nie mówimy tu więc o monitoringu w ścisłym, semantycznym sensie tego słowa. Chodzi o sytuacje, w których pracownik albo popełnia, albo istnieje daleko idące podejrzenie, że popełnił poważne nadużycie względem pracodawcy i jego potwierdzenie najprawdopodobniej jest możliwe przez analizę skrzynki mailowej pracownika.

Podkreślmy, że w najbardziej typowym stanie faktycznym mamy do czynienia z sytuacją, w której skrzynka jest własnością pracodawcy i znajduje się w jego domenie. Pracodawca nie śledzi na bieżąco korespondencji pracownika, lecz bada ją tylko i wyłącznie z punktu widzenia podejrzewanych nadużyć popełnianych przez pracownika (na przykład polegających na przekazywaniu informacji dotyczących know-how przedsiębiorstwa pracodawcy).

W takiej najbardziej praktycznej sytuacji odpowiedź wyprowadzona z systemu prawnego powinna być w miarę możliwości jednoznaczna i niewątpliwa.

Niewiele pomogą rozważania o konieczności zastosowania zasady proporcjonalności środków do celu i temu podobne, istotne, lecz bardzo ogólne zasady.
Innymi słowy, chodzi tu o możliwość skorzystania z dowodu w postępowaniu cywilnym. Kwestie, które wymagają oceny są co najmniej następujące:

  1. na ile korzystanie z takiego dowodu ograniczane jest przepisami postępowania cywilnego;
  2. na ile korzystanie z takiego dowodu narusza obowiązujące przepisy prawa pracy oraz
  3. na ile korzystanie z takiego dowodu narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

Przepisy procesowe

Przepisy kodeksu postępowania cywilnego nie przewidują żadnych przesłanek odmowy przeprowadzenia dowodu, za wyjątkiem osobowych zakazów dowodowych dotyczących świadków (art. 280 kpc).

Wszystkie zatem zakazy mogą być wywiedzione z przepisów szczególnych, ewentualnie z kazuistycznego orzecznictwa bądź też rozważań doktrynalnych. Przełożenie ich na okoliczności konkretnej sprawy i odmowa dopuszczenia przez sąd konkretnego dowodu jest zawsze kwestią kontrowersyjną.

De lege lata należy taką sytuację ocenić jako niewłaściwą. Przepis uprawniający sąd do odmowy dopuszczenia dowodu nie może być, jak się wydaje, bardzo ściśle ujęty i musi opierać się na klauzuli generalnej. Jednakże klauzulę taką nietrudno sobie wyobrazić – mogłaby być ona choćby zbliżona do treści art. 58 kodeksu cywilnego.

W tych kwestiach najważniejszy jest dylemat na ile sąd może uchylać ograniczenia związane z dostępem do informacji oparte na innych ustawach. Brak jest na ten temat generalnej regulacji.

W obecnej sytuacji sądy dopuszczają dowody z przyczyn pragmatycznych, nawet gdy zdają sobie sprawę, że dowody te zostały pozyskane w sposób nieetyczny.

W szczególności, sądy nie powinny dopuszczać takich dowodów, które zostały pozyskane w sposób, który z wysokim prawdopodobieństwem wskazuje, że doszło do naruszenia istotnych, chronionych przez prawo wartości. W rzeczywistości stwierdzenie tej okoliczności może nie okazać się bardzo trudne.

Jakiekolwiek dalsze rozważania na temat legalności korzystania z dowodu w postaci informacji ze skrzynki mailowej pracownika muszą być zatem oparte na założeniu, że sądy dopuszczające dowody stosują względnie stałe reguły postępowania w tym zakresie. W tym w szczególności, że oddalają wnioski dowodowe, które dotyczą dowodów pozyskanych w sposób naruszający prawo (także prawo cywilne) i to także wtedy, gdy naruszenie takie nie zostało stwierdzone decyzją uprawnionego organu.

Prawo pracy

W tej kwestii trzeba rozstrzygnąć, czy in concreto korzystanie z zasobów skrzynki mailowej pracownika ma charakter przetwarzania danych osobowych pracownika. Zgodnie z definicją ustawową przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych, zaś za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Ponieważ zwłaszcza w kręgu specjalistów od ochrony danych osobowych istnieje tendencja do niezwykle szerokiego interpretowania wymienionych pojęć istnieje ryzyko, że przy takiej interpretacji każda procedura zbierania informacji, w ramach której występują w określonej dostępności dane osobowe, stanowić będzie przetwarzanie danych osobowych i to pomimo iż zbieranie takich danych nie jest zasadniczym celem postępowania ani, być może, w ogóle nie występuje. Siłą rzeczy jednak ujawnianie kontaktów handlowych pracownika prowadzić będzie do przetwarzania danych tychże osób, są one jednakże całkowicie wtórne wobec zasadniczego celu działania.

Dopuszczalność tego działania jest podyktowana wypełnianiem prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych, a przetwarzanie nie będzie naruszało praw i wolności osób, której dane dotyczą. Z punktu widzenia pracodawcy, którego pracownik utrzymywał kontakty naruszające interes pracodawcy, relacja między pracownikiem a pracodawcą jest obojętna i nie prowadzi do naruszenia jego praw i wolności, o ile pracodawca nie podejmie w tym zakresie działań.

Sytuacja ta i tak może powodować komplikacje po stronie pracodawcy – administratora danych, co skutkować będzie nałożeniem na niego obowiązków z art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych.

W poszczególnych przypadkach zbierane dane mogą nie stanowić danych osobowych bowiem nie będą one wiązały się z informacją o konkretnych osobach.

Ochrona tajemnicy korespondencji

Działania polegające na ujawnieniu zawartości skrzynki mailowej pracownika mogą mieć charakter naruszenia także innych przepisów prawa, jak na przykład przepisów dotyczących ochrony korespondencji.

Można tu mówić o szerszym aspekcie ochrony dób osobistych. Tajemnica korespondencji należy do klasycznych dóbr osobistych wymienionych w art. 23 kodeksu cywilnego.

Konstytutywnym elementem prawa dochodzenia ochrony dób osobistych jest bezprawność jego naruszenia. Bezprawność rozumiana jest szeroko, jednak w każdym przypadku konieczne jest wskazanie jakiego rodzaju przepis prawa lub też – powszechnie obowiązująca zasada została naruszona. Jest to niezwykle rozległa problematyka, którą w tym miejscu można jedynie wzmiankować. Niezwykle ważne jest tu jednak wskazanie, że działanie pracodawcy, którego celem jest tylko i wyłącznie ochrona przed nadużyciem ze strony pracownika nie spełnia przesłanek bezprawności.

Rzecz prosta orzecznictwo w kwestii naruszenia dóbr osobistych jest niezwykle rozległe i trzeba przyznać, w pewnym sensie nieprzewidywalne. Trudno jednak wyobrazić sobie, żeby wykorzystanie treści skrzynki mailowej będącej własnością (w domenie) pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik dopuszcza się nadużyć wobec pracodawcy mogło być, w jakichkolwiek okolicznościach uznane za bezprawne.

Przyjętą – choć też nieopartą na przepisach – zasadą jest, że realizacja uzasadnionego społecznie i etycznie celu uchyla bezprawność działania. Jak wiadomo, wyłączenie ochrony dóbr w związku z obroną innego, wyżej wartościowanego dobra jest kwestią sporną w doktrynie. W jednoznaczny sposób wyłącza taką możliwość prof. Radwański, najwyraźniej z obawy relatywizowania ochrony poszczególnych dóbr ad casu.

Niemniej nadal pozostaje kwestią wątpliwą, czy pracodawca, który w obronie swoich zagrożonych interesów korzysta z informacji zawartej w skrzynce mailowej pracownika – i zwłaszcza w sytuacji, gdy uzyskane informacje wskazują na działanie na szkodę – postępuje w sposób bezprawny? Dylemat ten należy rozwiązać moim zdaniem tak: w żadnym razie zapoznanie się z treścią skrzynki nie będzie bezprawne. Innymi słowy – pracownicza skrzynka mailowa pracownika nie korzysta z powszechnie rozumianej ochrony związanej z tajemnicą korespondencji.

Bezprawne może być co najwyżej używanie informacji uzyskanych w ten sposób w sytuacji, gdy wychodzi ono poza zakres zarzutów stawianych pracownikowi i związanych z wykonywaną przez niego pracą, zaś dotyczy np. jego spraw prywatnych.

Konkluzja

Moim zdaniem tak dalece i w tym zakresie, w jakim wykorzystanie informacji zawartych w służbowej skrzynce mailowej pracownika służy pracodawcy wyłącznie do ochrony jego interesu, nie ma żadnych ograniczeń, by informacje takie zostały użyte w toku postępowania przed sądem jako dowód.

Michał Tomczak

Zajmuje się zarządzaniem projektami prawniczymi, transakcjami, w tym zwłaszcza nieruchomościowymi; specjalizuje się także w prawie sportowym, w ochronie danych osobowych i w innych specjalistycznych dziedzinach prawa korporacyjnego.

Czytaj dalej...

Kancelaria rozwija praktykę transakcyjną, nieruchomościową i okołogiełdową.

Obsługując ponad 100 podmiotów gospodarczych rozwija także praktykę korporacyjną.

Kancelaria Prawa Pracy, FATCA i Prawo Piłki Nożnej to kolejne dziedziny specjalizacji Kancelarii. Kancelaria i jej prawnicy rozwinęli szereg węższych, ścisłych specjalizacji prawniczych, opierając je na dotychczas zdobytym w tego typu sprawach doświadczeniu.

 Do góry